数字档案管理系统

时间:2016年10月11日


一、功能介绍

中国勘察设计企业行业信息化在1996年前后基本上全面铺开,当时由手工图板绘图转到计算机绘图是一场革命性的创新,事实证明这种创新是非常成功的,CAD出图率早已达到100%。甩图板成功后不久,搞计算机网络集成同样取得了卓越的成就,实行了文件共享,网络打印出图。随着社会信息化进程的进一步加快。 信息资源目前已经成为人类社会活动和经济活动的战略资源。信息技术的发展与广泛应用,使档案数字化建设提上了议程。国家档案局于2010年6月颁发了《数字档案馆建设指南》,中国电力规划设计协会也颁布了《电力勘察设计行业数字档案馆建设指导意见》以及发展规划,档案数字化建设已成为各单位档案工作发展的方向和目标。 上海金曲软件有限公司秉着“与时俱进、开拓创新"的精神,积极为客户提供最新的解决方案。金曲公司抽调经验丰富的专业人员,成立专业数字档案研发团队。通过前期调研,进行可行性研究,结合设计单位业务工作实际,提出了创新性高、应用性强的数字档案馆建设方案,项目实施过程中,档案业务人员全程参与,实现了对电子档案的自动收集、存储、管理与利用,大大提高了工作效率,深受广大设计院人员的欢迎。参考标准:


二、系统介绍

数字档案馆是指各类设计企业为适应信息化社会日益增长的对档案信息资源管理、利用需求,运用现代信息技术对数字档案信息进行采集、管理、存储、并利用的档案信息集成管理系统。建设数字档案馆,有利于提高设计企业的档案工作效率和现代化水平。更有利于确保数字档案永久存储与安全保管。






三、功能介绍

档案采集

档案文件采集至关重要,如果采集数据不准确,将造成无效的档案归档,所以准确的采集归档数据是建立数字化档案馆的基石。档案采集可以接收各类电子元件及元数据,能够批量导入导出数据,保证数字档案的完整性。

与金曲项目管理系统集成

目前各单位中,有的设计院信息化程度较高,已经拥有了项目管理系统、总承包管理系统、人事管理系统,我们数字化档案系统与其做接口集成,将原有系统的图纸、文件等涉及档案信息的数据,在项目管理中产生的设计过程记录文件,登记的过程记事文件、上传的工程文件、填写的工程表单,都能方便地自动或人工导入两种方式保存档案文件。除此以外,随着设计院信息化程度的逐步提高,今后设计院可能还会陆续建设其他的管理系统,本数字化档案管系统充分考虑本系统的可扩展性、开放性,系统将预留接口、视图,供将来其他单位做系统集成。

申请单采集

系统可以手动发起入库申请单,经过一定的流程审批后,进入临时档案库,再由档案管理员确认后,归档到正式库中。系统也可以由档案管理员直接批量导入要归档的文件到正式库中,如果纸质设计文件有条形码的话,则由档案管理员通过扫描入库。

移动终端采集

通过移动终端,以录像、录音以及现场拍照等方式,方便快捷地记录会议内容,现场勘察的图片、图纸交付记录签收信息以及其他需要记录的信息。实现了在有线的条件下,能够实时采集信息并发送给相关人员。即使在无线的情况下,也能把信息先保存到移动终端上,待恢复网络后,能够及时同步相关信息。另外,通过移动终端的拍照功能,可以方便快速地将纸质文件转化为电子文件进行归档。金曲数字档案系统结合互联网+,创新性地提出移动终端采集,极大地方便了相关人员的记录,提高了他们的工作效率,受到了设计院用户的广泛欢迎。

与金曲CAD工具包集成

数字档案能够对归档的设计文件,自动进行自动拆分、电子签名、格式转换、生成条形码的操作。在CAD工具包中也能通过批量打印功能自动把设计文件的图框进行自动拆分,并把拆分后的图纸归档到数字档案中。

自动拆图

许多设计人员习惯在一个CAD电子文件中,包含多张电子图,金曲CAD工具包能自动拆分后分别归档。

读取图签

金曲软件自动读取CAD电子文件中的图签信息,与自动拆图和打印归档功能结合,达到良好的图纸管理效果。

CAD电子签名

实现在流程中CAD图纸自动电子签名。

图纸格式转换

可将DWG格式文件转化成DWF、PDF、TIFF等只读格式文件,起到安全发布、保护知识产权的效果。

生成图纸目录

收集图纸信息,自动生成图纸目录,从而直接减轻设计人员的工作量,提高设计效率。

打印归档

收集指定DWG文件中的图签信息,根据要求预设打印参数信息,打印过程中自动、及时、准确归档。

---档案移交单---

---Excel批量导入---

---本地文件批量导入工具---

---图签框属性---

---自动多图拆分---

---CAD图纸比较---

---CAD电子签名---

---自动生成图纸目录---


---本地保存---

---鉴定销毁---

---实物保存---

档案保存

系统能够实现对数字档案长久的安全保存,它包括两方面的要求,一是长久保存策略的确定,二是存储架构选择。长久保存策略包括存储格式的选择,异地灾备的采用。档案存储必须选择开放格式或主流格式。以确保文件在未来几十年内依旧能被查看。异地灾备是指数据除了保存在本地外,还可以选择异地、异质等技术和方式保存。当计算机软硬件发生重大变化时,可确保数字档案信息不丢失。存储架构是指根据档案数据量的不同而采用的存储技术及其相关设备。安全性和稳定性是选择存储设备的首要因素。数字档案馆建设通常采用单一应用平台,配备数据库服务器、文件存储器、磁带机、备份服务器、备份软件形成应用和存储服务平台。数据库服务器安装应用服务和数据库操作系统,存储结构化的档案元数据;文件存储器存储归档的电子文件;备份服务器安装备份软件,支持数据备份。

本地安全

数字化档案馆系统为了保证网络传输的安全性,采用安全套接层协议SSL,SSL协议位于传输层和应用层之间,由SSL记录协议、SSL握手协议和SSL警报协议组成的。SSL握手协议用来在客户与服务器真正传输应用层数据之前建立安全机制。当客户与服务器第一次通信时,双方通过握手协议在版本号、密钥交换算法、数据加密算法和Hash算法上达成一致,然后互相验证对方身份,最后使用协商好的密钥交换算法产生一个只有双方知的秘密信息,客户和服务器各自根据此秘密信息产生数据加密算法和Hash算法参数。

本地保存

档案资源保存在数据库中,包括目录分类数据库表、内容元数据等。目录分类数据包括:工程编号、工程名称、阶段、专业、其他类型的分类信息等。档案管理员可方便地维护这些分类信息。内容元数据包括:文件名称、上传日期、文件大小、所属文件编号、档案号等等。档案管理员可对内容元数据自定义。电子档文件存在本地服务器上。

异地灾备

系统可以定时自动备份数据库及电子档案文件到异地服务器上,以确保本地服务器受到灾难时恢复数据。采取两地三中心的方式,建立异地灾难备份中心,配备灾难恢复所需的通信线路、网络设备和数据处理设备,实现业务应用的实时无缝切换;本地第二中心实具有时备份功能,利用通信网络将数据实时备份至灾难备份中心;数据本地备份与恢复功能,增量数据每日备份,增量备份保存两个版本,每个备份保存两个全备周期;完全数据备份每周一次,备份介质场外存放,数据库的完整备份保存2个版本,每个备份保存两个备份周。

实物存储

实物档案主要是管理并收集企业所获得的荣誉、奖杯、奖状、锦旗、奖章、奖品、荣誉册、证书、奖牌、匾、合格证、奖杯、象征本单位的钥匙等带有明显荣誉性质的物品。系统提供各条目按编号、时间、部门可进行顺序排列。各实物档案,企业可拍摄成图片或带有讲解的视频,在系统中供本企业职工浏览查看。

档案鉴定与销毁

档案销毁包括提报销毁内容、销毁鉴定、鉴定内容记录、销毁清单查询。档案销毁需由档案管理人员将需要销毁的文件统一纳入销毁库,系统自动生成销毁清册,提报领导鉴定审批并将鉴定结果录入系统,审批同意后,销毁文件。


档案管理

档案管理系统是按照建设项目档案规定的管理要求,将文件分类编排,录入档案信息,鉴定档案内容,多方式检索各类档案,并按照设定要求对档案进行显示。

电子文件归档确认

文档申请入库时,必须走入库申请确认流程。档案人员审批通过后,再通过正式入库流程,方可正式入库。正式入库前,还可对入库的信息再次确认。

电子文件版本管理

针对已归档文件后期可能发生变更,因而产生许多版本,通过版本管理,保证人员查询到最新的版本。档案入库时,如发现有历史版本存在,系统会自动告知入库人员是否替换已存在文件。入库人员可选择是否替换原有版本。

传统纸质档案管理

除了档案人员手动录入纸质档案信息,手动关联对应电子文件外,金曲数字档案管理软件还可以通过扫描纸质文件中的一维码或二维码自动录入纸质档案信息,并能自动在档案库中查找与条码一致的电子文件,如果未找到对应的电子文件,则档案人员可以发送档案存档通知单给设计人员,由设计人员重新上传电子文件并自动关联到对应的纸质文件。

电子档案分类管理

实现对设计档案、总承包档案、设备档案、文书档案、实物档案、声像档案、科标信档案、地形图、图书、会议资料等多门档案的分类管理,建立标准、规范的业务档案管理体制,实现各类档案数据规范化、自动化管理。

数据录入

档案人员在进行项目、案卷和文件的录入工作时,系统提供添加、拷贝、修改、删除、检索、排序、电子文件挂接等功能。针对案卷整理编目、备考表,自动生成封面、背脊。

---电子文件归档确认---

---电子文件版本管理---

---档案分类管理---

---导出卷内目录---


---查询搜索---

---全文检索---

---档案借阅---

---归还催还---

档案利用

数字档案馆系统应当根据档案信息的利用需求和网络条件建立利用窗口。系统能够实现查询检索、浏览、借阅、催还等功能。

查询检索

系统提供非常强大的检索功能,可根据工程名称、专业、卷册信息、图纸编号、图纸名称、入库时间、档号、缩微号等多个条件组合查询。

浏览

系统提供以树形结构来展示存储目录及内容,如层级结构为工程、专业、卷册、目录、背脊等。存储的文件提供缩略图形式预览,下载档案需要权限控制,不具备下载权限的人需领导审批通过后方可下载,并且每一次下载都要记录下载人、下载时间等日志信息。

借阅

系统提供档案借阅、审批、归还、续借、催还的操作,实时查看档案文件的借阅现状、借阅历史等,根据各种查询条件生成借阅清单记录,使数字化档案管的借阅管理既方便又快捷。档案管理人员可实时查看档案借阅清单,并可根据多种查询条件,组合查询出符合条件的借阅清单记录。如一月分借阅清单、一季度借阅清单。

催还

档案管理人员及借阅人都可以随时查看到自己逾期未还的档案,档案管理人员可以在系统中及时的发出消息,提醒档案借阅者及时归还逾期档案。