数字档案馆管理软件


产品概述

信息资源目前已经成为人类社会活动和经济活动的战略资源。信息技术的发展与广泛应用,使档案数字化建设提上了议程。国家档案局2010年6月颁发了《数字档案馆建设指南》,档案数字化建设已成为各单位档案工作发展的重要方向和目标。

在技术、知识与人才密集型的勘测设计单位,档案是企业的重要资产,也是企业核心的信息资源,有着不可替代的作用和地位。随着数字技术的发展和设计手段的提升,勘察设计企业对历史存量档案数字化、电子文件归档存储、数字化服务和电子档案安全、使用及管理提出了新的要求,亟需解决档案的数据建立、数据存储、信息资源的开发利用等问题。

金曲数字档案馆管理软件是一款严格遵照档案管理等方面的法规和标准,面向勘察设计企业的专业管理系统。该软件系统主要用于各门类、各载体档案和资料的收集、整理、存储、检索、传递、保管、保护、利用、鉴定、统计等全过程管理,能够大幅度提升档案管理的效率与质量,发掘企业的隐性知识,是勘察设计企业知识化管理重要的实现途径。




产品亮点

档案采集标准化

兼顾自动化归档、手工归档、移动采集等多种模式,支持标准数据接口、图像识别、批量导入等多种采集途径。

档案管理规范化

严格遵循国家制定的档案标准和有关档案工作的行业标准、规章制度以及传统的档案管理模式。

档案管理智能化

条码识别自动挂接;RFID视频技术智能识别、智能报警。

检索利用高效化

搜索引擎技术大幅度提高条目和原文的检索速度。

档案应用自动化

按档案预设规则自动编目、自动标引。

档案安全一体化

证据保全技术有效保障原始档案的有效性,权限控制应用层级访问安全,自动灾备保障数据层级的安全。




功能介绍

档案采集

档案文件采集至关重要,如果采集数据不准确,将造成无效的档案归档,所以准确的采集归档数据是建立数字化档案馆的基石。档案采集可以接收各类电子元件及元数据,能够批量导入导出数据,保证数字档案的完整性。

自动采集

自动或批量接收立档部门产生的电子文件,包括但不限于:项目管理协同设计、综合办公等,允许通过接口或者Excel批量导入数据,并能根据约定的命名规则和层次结构,自动创建电子文件对应的项目信息、案卷信息、文件信息。。

---自动采集---

手动采集

图档管理人员在自动归档的材料基础上进行线下资料的数字化转换及归档或通过人工方式将历史存量档案进行输入、信息补充、完善等。

---手动采集---

移动终端采集

通过移动终端,以录像、录音和现场拍照等方式,方便快捷地记录会议内容、现场勘察的图片、图纸交付记录签收信息以及其他需要记录的信息。实现了在有网络的条件下,能够实时采集信息并发送给相关人员,即使在无网络的情况下,也能把信息先保存到移动终端上,待恢复网络后,能够及时同步相关信息。另外,通过移动络端的拍照功能,可以方便快速地将纸质文件转化为电子文件进行归档。

---移动端采集---


---档案整理---

档案管理

档案库整理

档案采集归集的数据,在档案库整理中,档案管理员可以手动调整、补充、修改、删除等操作,并对档案进行梳理后入库。

组卷组盒

支持录入零散文件信息,然后使用【组卷】或【组盒】操作将零散文件归入案卷或档案盒中,使无序信息有序化。

---自动编目---

自动编目

系统对案卷或档案盒中的文件进行顺序上的调整和自动编目,并可自动生成卷内目录、备考表。

自动封面

系统能够根据自动收集或手工录入的案卷信息,自动生成案卷封面、案卷脊背等内容,档案人员打印生成内容直接贴在案卷对应位置即可,免去手工录入,提高效率。

---档案保存审批---

档案保存审批

收集来的档案默认存储在临时库中,需经过移交送审环节,经档案管理员审核、鉴定后方能进入正式库。

批量导出

可按文件导出,按案卷导出,或导出整个项目/年度。

---回收站---

回收站

删除或销毁的档案都会进入回收站,档案管理操作员可及时恢复误删的档案。


图档检索

档案检索

系统拥有非常强大的检索功能,支持但不限于按照档案分类筛选、档案类型、检索目标、检索时段、归档状态以及档案关键字(关键字检索内容包括但不限于档号、题名、主题词、检索号等)、时间、立卷部门、检查部门、归档部门等条件进行档案信息检索。同时检索目标检索和档案类型检索支持多选组合检索,最大程度上实现了检索的高度自定义和精确性。

---档案检索---

全文检索

全文检索通过分析技术识别电子文件的内容以及条目数据字段中的内容,并将输入的检索词与识别内容相匹配,输出符合匹配要求的档案。同时支持通过计算匹配程度结合权重设置为匹配结果排序。全文检索文档支持检索htm、html、asp、txt、doc、pdf、ppt、xls和 wps等多种文件格式。

---全文检索---

地图检索

用户在系统内新增部分档案时可以在地图上手动标记位置,标记完成后,系统将自动识别标记位置的经纬度并保存。然后在地图检索页面,用户可以通过项目信息以及时段进行检索,检索结果会同步显示出档案的地图标记位置。

---地图检索---


---实体借阅---

---借阅催还---

---档案销毁---

---浏览下载---

档案利用

电子借阅

支持对含有电子文件的档案进行电子借阅。

实体借阅

支持对含有库位号信息的实体档案进行借阅。

借阅催还

档案管理人员及借阅人都可以随时查看到自己逾期未还的档案,档案管理员可以在系统中及时的发出消息,提醒档案借阅者及时归还逾期档案。

关联检索

建立结构化数据,根据结构化数据进行检索,更快的查找到需要的档案。

借阅清单记录

档案管理人员可实时查看档案借阅清单,并可根据多种查询条件,组合查询出符合条件的借阅清单记录。如一月分借阅清单、一季度借阅清单。

档案销毁

档案管理人员将需要销毁的文件统一纳入销毁库,系统自动生成销毁清册,提报领导鉴定审批并将鉴定结果录入系统,审批同意后,销毁文件。

浏览下载

系统提供以树形结构来展示存储目录及内容,存储的文件提供缩略图形式预览,下载档案需要获取权限,并记录每一次下载的下载人、下载时间等日志信息。


档案统计

按档案统计

通过按年份筛选,可以查看所有档案或特定档案分类在其历史年份的入库数量,同时可以统计其每个月份的各项入库数量,包括卷盒数量、文件数量以及电子文件数量等。入库数量统计表拥有数据视图和图表视图两种呈现方式,用户可根据实际情况选择适合的呈现方式,同时统计数据支持直接下载,为后续的档案入库数据进行二次分析提供数据支持。

---按档案统计---

按人员统计

可以统计出所有人员历年档案录入、移交到正式数据库中的档案数量,可以查看到某个特定档案的录入移交情况。通过以年份为单位进行筛选,用户可以查看相应年份的录入、移交档案数量。同时以此为数据支持作为档案人员绩效考核的一项重要指标,为档案人员的绩效考核以及工作指标考核等提供数据支持。

---按人员统计---

按利用统计

通过按年份筛选,可以统计出所有档案或特定档案类型在其历史年份的借阅情况,同时可以统计其每个月份的历史借阅情况并配有统计图表,该图表支持多种方式呈现,并支持统计表格下载,为设计院后续的数据统计分析提供支持。

---按利用统计---


---审计日志---

档案日志

审计日志

系统会记录用户登陆情况,包括用户登录时的IP地址、用户名称、日志日期以及引用表名称和引用表ID,并记录用户在后台的具体操作,同时支持通过搜索人员姓名、IP、记录内容等对日志进行筛选以及导出。系统保证每一次登录都有迹可循,追踪到具体责任人,为系统的安全稳定运行提供保障,确保整个系统的安 全性、可靠性和稳定性。

---业务日志---

业务日志

系统会记录相关用户在档案建设、检索、利用时发生的一系列事件,同时支持通过搜索日志的关键字对日志进行检索并导出日志,一方面方便系统数据更改时追溯到具体责任人,另一方面方便管理人还原操作以解决系统在运行中可能会遇到的各种操作问题。通过对业务日志的监控以及分析,确保系统能够安全稳定地运行。


标准接口

系统目前已经实现了多个内部接口互通,实现与包括上海金曲其他产品如项目管理系统、综合办公系统、协同设计系统、总包管理系统、电子文件收集系统等其他接口的无缝连接。同时系统预留标准的外部接口,方便与第三方软件进行数据整合等操作,给系统的二次开发提前预留好接口。另外系统提供完善的数据导入、导出功能,预留系统延展的可能性,满足企业多方面的数据处理需要。

---标准接口---


---档案配置---

档案配置

系统支持自定义档案的分类方案,支持建立编码规则,可根据用户的实际需求编制档案的分类方案,支持无限级分类和批量操作。档案录入人员能够按照分类将数字档案信息存储到系统中,支持树状形式查看档案信息以及移动档案位置,支持批量档案转已归档、批量附件提取全文等操作。同时系统可以自动按照编码规则建立档号,并可对档案进行条件检索,包括但不限于档案分类、档案日期范围、档案名称、检索号、题号、主题词等。


档案备份

手动备份

后台预留手动备份按钮,管理员可以根据制定的备份计划,要求在特定时间内手动备份整个档案数据库。同时如遇紧急情况,管理员可随时前往后台手动备份数据库。

---手动备份---

自动备份

系统数据服务器经过配置可实现自动定时备份,系统制定好备份规则后即可实现数据库自动实时备份。系统同时支持备份在当前服务器以及备份服务器,可根据用户具体需求选择备份位置。

---自动备份---



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